Malgré la dématérialisation grandissante des services administratifs, de nombreux acheteurs ressentent le besoin d’une facture après achat. Les vendeurs doivent alors délivrer des factures aux clients. Délivrer une facture acquittée après une transaction comporte des avantages. Voici tout ce que vous devez savoir sur la facture acquittée.
Facture acquittée, que comprendre par là ?
La facture acquittée représente l’un des éléments clés de la comptabilité d’une entreprise. Un comptable ou un trésorier s’en sert pour justifier une transaction financière entre une entreprise et un acheteur. Il peut s’agir de biens matériels tout comme de services. La facture acquittée se présente ainsi comme une preuve de paiement suite à une transaction entre le fournisseur et l’acquéreur. On l’appelle encore facture payée.
Facture acquittée et facture normale, quelle différence ?
Une facture acquittée se différencie nettement d’une facture normale. Ce serait une erreur de mettre l’une à la place de l’autre. La facture avec la mention « acquittée » atteste que les sommes dues par un débiteur suite à une créance ont été totalement payées. Avant de devenir acquittée, la facture initiale s’avère tout d’abord normale. Ce n’est qu’après la transaction qu’elle acquiert sa mention. On peut y lire la date de facturation.
Acquitter une facture, quelle importance ?
Ceux qui tiennent une comptabilité de trésorerie connaissent son importance. En réalité, elle permet d’obtenir la transparence dans les gestions financières des entreprises. Lors des bilans financiers, on peut facilement retrouver les traces des différentes transactions effectuées ainsi que des paiements en attente.
En dehors du plan financier, la facture acquittée possède une valeur juridique. En cas de litige entre le prestataire et l’acquéreur, elle sert de pièce à conviction, de preuve devant un tribunal. Le Code civil via l’article 1353 apporte des clarifications sur le sujet.
« Celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver. Réciproquement, celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l’extinction de son obligation », stipule le règlement. À noter qu’émettre une facture acquittée n’a rien d’une obligation. Toutefois, mieux vaut s’en servir pour éviter toute situation fâcheuse.
Les deux types de factures acquittées
Il existe deux versions de factures acquittées. La première concerne le fournisseur ou le prestataire tandis que la seconde est relative au client.
La facture acquittée émise par le prestataire
Le prestataire fournit un service au client dans le besoin. Pour finaliser l’accord, le client doit s’acquitter d’une certaine somme d’argent. Une fois ce paiement reçu, le créancier peut alors attester la réception de la somme due à travers la délivrance d’une facture de vente. Il peut présenter la facture au client sur le champ. L’entreprise peut aussi la lui envoyer par courrier en version électronique.
La facture acquittée par l’acheteur
Au lieu de demander lui-même une preuve d’acquittement de la somme due, le client peut lui-même établir une facture. Mais pour ce faire, le paiement doit avoir été effectué soit en espèces soit via son compte bancaire. Alors, le débit effectué, il pourra ajouter au document, un relevé de compte attestant le prélèvement effectif du montant en question. Le relevé de compte doit comporter la somme exacte prélevée.
S’acquitter d’une facture à travers un virement : la procédure
Au cas où le client souhaiterait délivrer lui-même sa facture acquittée suite à une transaction bancaire, il devra respecter la procédure. Depuis son compte bancaire en ligne ou dans une banque physique, il renseignera certaines informations nécessaires sur le bénéficiaire du montant de la facture. Vous devez donc connaître tous les détails sur l’entreprise prestataire.
Ces détails concernent le nom ou l’appellation de la société ou de l’entreprise. À cela s’ajoute le nom de la banque du bénéficiaire suivi des coordonnées bancaires comme le RIB ou le IBAN. Après le virement, mettez à jour la facture normale. Vous devez y apposer la mention acquittée sans oublier de notifier la référence du virement de même que la date de l’opération. Gardez jalousement ces documents.
Facture acquittée et mentions obligatoires
Les mentions légales aident à définir le caractère acquitté et légal ou non de la facture normale. Veillez donc à ce que l’ensemble des détails ci-dessous soit indiqué sur la facture. Il s’agit de :
- La mention acquittée bien mise en évidence
- La date de paiement de la facture
- Le moyen de transaction et de règlement par le débiteur
- Les références du règlement pour une opération bancaire
- La signature du prestataire ou fournisseur
Bon à savoir : La facture acquittée doit comporter le même numéro de facture que la facture normale. Les références du règlement peuvent parfois s’avérer optionnelles. À l’inverse de la facture acquittée, une facture non acquittée ne comporte aucun de ces éléments.
Création d’une facture acquittée : les erreurs à ne pas commettre
Mal créer une facture acquittée peut vous coûter cher. Un comptable peut subir un licenciement, voire des poursuites judiciaires si par sa faute, on remet en cause la validité de ce document. La première faute à ne pas commettre consiste à ne pas oublier de poser la mention obligatoire acquittée sur ladite facture. Des cas d’omission ont conduit des prestataires et leurs clients devant la justice.
Autant donc, être vigilant. L’autre erreur à éviter revient à ne pas faire figurer tous les détails précis sur le mode d’acquittement du montant. La validité du document en dépend. Par ailleurs, le comptable ou le client selon celui qui crée la facture, doit surtout éviter de ne pas perdre la première facture initiale originale. Elle constitue le point de départ du paiement de la dette. Dupliquer ou multiplier la facture constitue également des fautes à ne pas commettre.
Des alternatives à la facture acquittée
Pour prouver le règlement d’une facture, hormis la facture acquittée, vous pouvez recourir à d’autres méthodes.
Paiement par virement bancaire
Payer sa facture à travers un virement bancaire constitue une excellente alternative pour prouver l’existence du paiement. En effet, le client peut facilement retracer l’opération. Il doit dans ce cas se tourner vers sa banque pour une demande de justificatif d’opération. Grâce aux relevés bancaires, il peut convaincre son créancier du paiement de la somme due.
Régler une facture par carte bancaire
L’autre méthode pour prouver l’existence du règlement de la dette se trouve dans l’utilisation de la carte bancaire. Très pratique, ce mode de paiement permet d’obtenir au besoin, des informations précises sur le déroulement de l’opération. Le libellé de l’opération comporte le nom du fournisseur ou prestataire. On l’obtient via un procédé automatique.
Payer une prestation de services par chèque
Tout comme la carte bancaire, l’utilisation du chèque se révèle très en vogue. Facile, pratique et efficace, le règlement d’une facture par chèque comporte un avantage. Vous pouvez recourir au talon du chèque pour confirmer l’identité du fournisseur ou de celui qui doit recevoir la somme.
L’utilité de référence du talon se présente donc sans contestation comme une preuve de paiement en cas d’éventuel litige. Le client titulaire du compte y inscrit les détails du bénéficiaire ainsi que d’autres informations utiles comme le montant total de la somme et la date d’émission. Sans la signature, le chèque ne détient aucune validité.
Que faire si un client a un retard de paiement ou refuse de s’acquitter de sa facture ?
Les entreprises ne sont pas toujours à l’abri des clients ne respectant pas le délai de paiement ou bénéficiant de services et refusant de payer. La solution pour recouvrer le montant d’une transaction non acquittée est de solliciter les services d’un commissaire de justice.
La loi suggère cette première démarche si la somme due par l’intéressé semble inférieure à 4000 €. Dans le cas échéant, au-dessus du montant de 4000 €, saisir la justice représente la meilleure décision. Toutefois, pour des raisons d’image, il faut prioriser la démarche à l’amiable. Vous devez contacter le client débiteur.
On peut lui envoyer des lettres afin de l’inciter à s’acquitter de sa facture impayée. Se tourner également vers les professionnels du recouvrement peut s’avérer efficace. Le client s’expose à une amende ou à des pénalités de retard.
La technologie, une alliée de taille pour la gestion de comptabilité
Les entreprises font de plus en plus confiance en la technologie pour la gestion de leur comptabilité. Des auto-entrepreneurs ou des patrons d’entreprise se mettent donc à utiliser un logiciel de facturation pour mieux facturer et gérer leur comptabilité en ligne. Axonaut se présente comme l’un des meilleurs disponibles sur le marché.
Ce logiciel français suit le règlement en ligne des factures de vos clients. Sa synchronisation à votre banque vous tient au courant à temps réel de toute opération de virement effectuée par un débiteur. À l’instar d’Axonaut, Evoliz favorise le paiement de facture via PayPal et autres agrégateurs de paiement. Automatisé, il relance les impayés à votre place.
Grâce à ces différents logiciels, gagnez considérablement en temps et soyez plus efficaces. Par ailleurs, sur le marché, on rencontre également d’autres applications comme Servant qui effectue le rappel de paiement. Sellsy et Pennylane aident aussi à faire une facture électronique au format PDF et à gérer la trésorerie.
Ces différentes solutions numériques présentent l’avantage d’une utilisation facile. Leur fonctionnement semble cependant payant. Si vous recherchez des outils gratuits dans le même registre, Henrri, Kolyris ou Indy peuvent faire l’affaire.
