Internet a révolutionné le monde. C’est un fait. Pas épargnées, les entreprises ont besoin de se conformer désormais à cette nouvelle norme. La digitalisation de leur service et de leur fonctionnement intervient alors comme une obligation. People Doc, leader mondial de la gestion digitale des ressources humaines, effectue une nouvelle avancée dans le domaine de la numérisation des entreprises. Voici tout ce que vous devez savoir sur ce coffre-fort numérique.
MyPeopleDoc, mieux comprendre cet outil
Mis sur le marché par PeopleDoc, cet outil révolutionnaire utilise la technologie SAAS et aide à contenir des documents administratifs. Les entreprises s’en servent pour archiver toutes les informations et tous les dossiers et documents relatifs à leurs ressources humaines. Ce coffre-fort numérique peut être personnalisé et garantit la confidentialité et la sécurisation de son contenu.
Il est relié à un serveur très sécurisé. C’est la Caisse des Dépôts Arkhineo et consignation qui s’occupe du stockage de ces données. Fiable, elle octroie à chaque propriétaire de coffre-fort numérique, un espace de stockage suffisant pour protéger ses dossiers. Le stockage de vos données peut durer aussi longtemps que vous le voudrez et les consulter à n’importe quel moment ne représente aucune difficulté.
Que gagnent les entreprises à utiliser MyPeopleDoc ?
Les directions des ressources humaines de nombreuses entreprises se fient désormais en cette solution digitale pour plusieurs raisons. Entre la gestion des échanges entre employés, celle des contrats de travail ainsi que des documents administratifs, elles gagnent à faire confiance en cette technologie innovante.
La gestion des documents RH
Finis les amas de documents et de papiers dans les salles d’archives. PeopleDoc apporte un grand vent de dématérialisation dans les services de ressources humaines. Les employeurs stockent les documents des salariés dans un espace sécurisé. En quelques clics, l’opération devient un succès. Plus donc besoin d’occuper inutilement les espaces de vos bureaux ou installations pour archiver des tas de documents. En plus de cela, l’outil garantit une rapidité et une fiabilité certaine dans le partage des documents entre services.
Des documents bien gardés et accessibles à tout moment
Si la sécurisation des documents ne semble plus une préoccupation, PeopleDoc fait en sorte que l’accessibilité n’en soit pas une également. En effet, chaque utilisateur peut à tout instant avoir accès à son coffre-fort. Aucun risque de disparition de documents importants. Tout ce qui est stocké sur MyPeopleDoc y demeure en toute sécurité. MyPeopleDoc possède des serveurs cloud certifiés ISO 27001.
La facilitation des formalités pour les salariés
La plateforme constitue une aubaine pour les entreprises et surtout pour les salariés. Elle réduit leurs tracas. Ceux-ci peuvent à tout instant et en tout lieu apposer leur signature sur les documents les concernant à partir du coffre-fort. Plus donc aucun souci à avoir pour toute formalité relative aux bulletins de salaire, aux bulletins d’informations et aux contrats avec votre entreprise. Par ailleurs, au-delà de la possibilité de signature virtuelle des documents, le salarié reçoit également les différentes notes de service sans avoir à se déplacer.
MyPeopleDoc, les différentes fonctionnalités
Posséder un compte sur la plateforme représente la toute première étape pour bénéficier de ses différentes fonctionnalités. Mais créer un compte ne se fait pas par soi-même. Au contraire, l’ouverture de compte passe par l’entreprise qui emploie. Celle-ci après la création du compte MyPeopleDoc de l’employé, lui envoie une invitation afin qu’il profite des différents services. Sur PeopleDoc, voici les fonctionnalités qui vous simplifient la vie professionnelle.
Le stockage de données
La première fonctionnalité que présente cette plateforme consiste au stockage des documents administratifs du salarié. L’espace de stockage semble vaste avec une capacité de stockage de 10 Go. L’interface de stockage de documents offre la possibilité à son propriétaire de renommer les fichiers stockés et de les classer dans des dossiers. Ce qui permet de vite les retrouver. Il met aussi en place un système de libellés facilitant le stockage.
L’option de partage de documents
Sur MyPeopleDoc, on peut créer des espaces de partages et y ajouter d’autres membres. Cette démarche permet de partager en un clic des documents ou des fichiers à ces membres sans avoir à le faire à plusieurs reprises. Tous les membres de votre espace de stockage reçoivent en même temps les documents envoyés.
Par ailleurs, vous pouvez aussi retirer et supprimer définitivement des fichiers de ces espaces si éventuellement ils résultent d’une erreur d’envoi ou d’une fausse manipulation. L’élément supprimé rejoint la corbeille. Vous devez alors veiller à la faire disparaître définitivement en la vidant. À la différence d’un envoi par mail, l’utilisation de MyPeopleDoc repose sur des échanges légaux. Vous ne risquez pas non plus de vous confronter à des spams.
Un compte unique
Le compte MyPeopleDoc ressemble à une carte d’identité nationale. Il est unique et on peut s’en servir à plusieurs occasions. Ainsi donc, si vous changez de travail ou d’employeur, vous gardez toujours le même compte. Toutefois, établir une liaison entre ce compte et votre nouvel employeur paraît la marche à suivre.
L’interface de signature de documents
Ce bijou de technologie met en place une interface de signature virtuelle pour son utilisateur. S’il reçoit un document de la part de son employeur sur la plateforme, il peut le signer directement avant de le renvoyer. La procédure s’avère simple. Il doit ouvrir le lien qui figure dans le mail envoyé par la direction des ressources humaines et procéder à la signature. L’outil envoie par la suite un message de confirmation de la signature.
Les fonctionnalités de téléchargement et d’impression
Au besoin, l’employé peut souhaiter obtenir la version physique des documents ou fichiers figurant dans son coffre-fort personnel. Grâce à l’option de téléchargement, il peut les télécharger et ensuite faire recours à l’outil de mise en forme pour leur donner l’aspect souhaité. La conception de la plateforme MyPeopleDoc rend possible l’impression directe. Sans recourir à d’autres logiciels ou applications, en ligne, imprimez depuis la plateforme vos documents.
Une traçabilité des activités
MyPeopleDoc garantit la transparence dans l’utilisation de la plateforme en offrant à l’utilisateur la possibilité de consulter l’historique de ses activités. Cette fonctionnalité vous rassure que vous êtes le seul utilisateur de votre compte. Toute autre activité figurant dans l’historique et ne provenant pas de vous, signifie donc que vous subissez peut-être un piratage.
Pour avoir le cœur net, demandez un rapport détaillé de vos activités auprès du service client. Ce rapport vous notifie la date et l’heure de vos connexions ainsi que l’adresse IP. Mieux encore, grâce à ce paramètre, vérifiez le système d’exploitation et le navigateur utilisé pour accéder à votre compte. Pour éviter d’en arriver là, il est important que vous gardiez vos identifiants de connexion confidentiels.
Les étapes de connexion à MyPeopleDoc
La création de votre compte est conditionnée par l’envoi par le DRH de votre entreprise, d’une invitation à créer un compte. En cliquant sur celle-ci, vous accédez directement à la plateforme. Mais il faudra attendre encore un peu avant de jouir de ses avantages. Pour ce faire, faites une demande d’identifiants de connexion à votre employeur à travers une invitation.
La DRH donne suite à cette demande et envoie par la suite les identifiants pour vous connecter ainsi que le code d’activation unique de votre compte. Grâce à ses informations obtenues, créez facilement le coffre-fort virtuel pour stocker et recevoir des documents.
Que faire en cas d’oubli des identifiants de connexion ?
Oublier ses identifiants de connexion revient à ne plus pouvoir accéder à son coffre-fort. Si vous vous retrouvez dans ce genre de situation, ne paniquez surtout pas. Un bouton créé pour alerter l’employeur se trouve juste sur l’interface de connexion. Votre entreprise se chargera de vous fournir de nouveaux identifiants de connexion.
Sécuriser son coffre-fort virtuel avec la double authentification
Renforcer la sécurité sur votre compte demande d’activer le système de vérification à 3 étapes. Ce paramètre rend quasi impossible le piratage de votre coffre-fort. Il demande donc que vous associez le compte à votre numéro de téléphone. Dans l’interface « compte », retrouvez cette option. Ajoutez un numéro de téléphone valide à vos informations personnelles et lancez l’activation de la double authentification. Validez l’opération en confirmant votre mot de passe.
Aussitôt, vous recevrez un SMS de confirmation comportant un code. Composé de 6 chiffres, ce code s’avère confidentiel. Tapez-le ensuite dans l’interface de validation définitive du système de vérification. Cette étape signifie la fin de la procédure. Désormais, toute connexion à votre compte nécessitera l’adresse mail, le mot de passe, mais aussi un code de confirmation envoyé sur votre numéro de téléphone.
Appareils compatibles avec MyPeopleDoc
Se connecter à votre compte et archiver vos fichiers ne nécessitent pas spécifiquement un type d’appareil. La plateforme devient accessible depuis toutes sortes d’ordinateurs. Tous les systèmes d’exploitation permettent de l’utiliser. Les utilisateurs de tablette n’ont pas à s’inquiéter non plus. Comme ceux des téléphones portables, ils peuvent effectuer leur connexion sur la plateforme.
Rendez-vous dans votre navigateur web. En France, Total, Canal +, Bouygues Telecom constituent entre autres les entreprises qui utilisent MyPeopleDoc. Cela s’explique aussi par sa conformité aux exigences du RGPD. Ce règlement général pour la protection des données doit être respecté depuis mai 2018 par les RH.
